檔案工作對企業(yè)發(fā)展有著重要意義，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案會在專門的檔案室里保存，有時候類別一多，查找的過程就會變得繁瑣，申請人需要經(jīng)過負責(zé)人的審批，然后帶著審批條給檔案室負責(zé)人確認，接著幫忙在登記本翻閱，然后再去相應(yīng)的放置地點尋找，這樣的操作方式，不僅浪費時間，更是降低工作效率。

隨著無紙化辦公系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，將瑣碎的紙質(zhì)轉(zhuǎn)為電子形式，在OA系統(tǒng)的檔案管理模塊中就可以實現(xiàn)。

就拿天生創(chuàng)想OA系統(tǒng)為例，檔案管理里面添有新建檔案、檔案查閱、借閱審批、檔案類別，它們是如何實現(xiàn)檔案工作以簡馭繁的呢？

1、新建檔案

一般來說，新建檔案在OA系統(tǒng)中是有權(quán)限設(shè)置的，由檔案管理人負責(zé)建立，可自行設(shè)定保存期限、存放位置，便于日常辦公管理，例如合同檔案、員工檔案等等。

2、檔案查閱

OA系統(tǒng)的檔案查閱，是對相關(guān)可查閱人員進行開放的，比如重要檔案，只有直接領(lǐng)導(dǎo)可查閱；可公開的檔案，需經(jīng)過審核人員審批通過后才能查閱。

檔案查詢包含了檔案查詢、等待借閱、已借檔案、已歸還檔案四個模塊。通過檔案查詢可知曉公開的檔案及所屬類目，若是有人借閱了檔案，在已借檔案模塊可以查詢到借閱人員，并記錄在OA系統(tǒng)中。

遇到多人同時查閱同一個檔案，可以在等待借閱中登記并進行排隊，這樣的簡單方式，使員工不會因沒有及時看到檔案而起沖突。已歸還檔案，讓管理人員對檔案管理有跡可循，改變了檔案管理人的繁瑣模式。

3、借閱審批

借閱檔案不是單單提交申請就可以，需要等待審批人員進行審批，無論審批有沒有通過，會在“已審批”模塊中體現(xiàn)出來，審批通過后會在“已借出”一欄中顯示。

“檔案一覽”是可以瀏覽所有審批的檔案，包括等待審批、已審批、已借出的所有檔案，通過檔案編號、檔案名稱、申請周期進行查詢，可以清楚看到檔案中的申請人、申請日期、審批人、審批日期、當(dāng)前狀態(tài)、操作等模式。

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